Od poniedziałku obowiązkowy KSeF. O co chodzi i dlaczego jest to zły pomysł?

Od poniedziałku w Polsce zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur (KSeF). Czym jest i czy jest to krok w dobrą stronę?

• Od przyszłego tygodnia w Polsce zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur (KSeF).
• Projekt budzi spore kontrowersje wśród przedsiębiorców i ekspertów od księgowości.
• W 2026 r. w Polsce obowiązywała będzie abolicja dot. KSeF.

KSeF, czyli co?

KSeF to projekt Ministerstwa Finansów, stanowiący ogólnokrajowy program informatyczny służący do wystawiania i otrzymywania faktur.

Umożliwia generowanie, udostępnianie i przechowywanie faktur. Jego obowiązkowość doprowadzi do centralizacji systemu faktur. Chodzi o to, że wszystkie dokumenty sprzedaży trafiają do jednej, centralnej bazy Ministerstwa Finansów.

Warto dodać, że do systemu KSeF będą trafiały tylko faktury VAT wystawiane przez firmy innym podmiotom. Dokumenty wystawiane na osoby fizyczne nie będą w nim umieszczane.

Jak na razie nowy system utrudnia życie księgowym i przedsiębiorcom, którzy muszą „przestawić” się na nowy system. Docelowo ma jednak ułatwić życie tym pierwszym (znika częściowo problem z dostarczaniem faktur przez klientów).

Jak przekazał w poniedziałek PAP wiceminister finansów i szef Krajowej Administracji Skarbowej Marcin Łoboda, w 2026 roku przedsiębiorcy, którzy nie dołączą do KSeF, nie będą karani. Mają więc rok na zarejestrowanie się w systemie.

Z kolei sam plan wdrożenia KSeF jest podzielony na etapy.

Od 1 lutego do systemu mają zostać dodane firmy z obrotem w 2024 r. przekraczającym 200 mln zł.

Mniejsze podmioty mają czas do 1 kwietnia 2026 r., a mikroprzedsiębiorcy mogą skorzystać z okresu przejściowego: od kwietnia do grudnia 2026 r. nie muszą wystawiać e-faktur, ale tylko pod warunkiem, że ich miesięczna sprzedaż nie przekroczy 10 tys. zł brutto.

Tych, którzy boją się informatyzacji i uzależnienia od internetu, rząd uspokaja: system działa też offline. Faktury będą w nim przechowywane przez 10 lat, więc przez taki okres, który interesuje fiskusa.

Wszystko wygląda więc dobrze. Do tego KSeF może uszczelnić system podatkowy – zmniejszyć szarą strefę. Tyle że nie wszystko jest takie kolorowe.

KSeF to też ryzyko?

Przedsiębiorcy boją się jednak zmiany, szczególnie, gdy stoi za nią państwo (to taka polska tradycja).

Ostrzegają, że KseF wprowadza powszechny, prewencyjny i niezróżnicowany mechanizm kontroli wszystkich firm – niezależnie od przesłanek świadczących o łamaniu prawa.

Do tego, wskazują, że zakres zbieranych danych wykracza poza minimum konieczne do weryfikacji prawidłowości rozliczeń podatkowych.

Oznacza to, że pozwala na dokonanie analizy modelu biznesowego danej spółki. Chyba nie musimy dodawać, z czym się to wiąże. Z potencjalnymi nadużyciami.

Związek Przedsiębiorców i Pracodawców (ZPP) podał, że wdrożenie rozwiązania ma sens, ale „powinno odbywać się w sposób odpowiedzialny, stabilny oraz uwzględniający realne możliwości przedsiębiorców, zwłaszcza tych z sektora MŚP”. Wskazano tutaj na „brak finalnej i stabilnej specyfikacji technicznej, wynikający z konieczności przebudowy systemu po audycie bezpieczeństwa”.

Kolejnym problemem może być „ryzyko częstych awarii i brak procedur zapewniających ciągłość pracy, co w praktyce wymusi na firmach stały monitoring i dodatkowe zaangażowanie kadrowe”.

Nakładać ma się na to niepewność prawna dotycząca ochrony danych i prywatności – „ryzyko braku przestrzegania norm RODO, w tym ryzyko nieuprawnionego wystawienia faktury na firmę bez jej wiedzy”

Dodajmy do tego potencjalne ataki hakerskie, które pozwolą przejąć ważne dane firm, które, jak już wskazaliśmy, mogą pozwolić „rozgryźć model biznesowy przedsiębiorstwa.

Choć resort finansów faktycznie zdaje się wprowadzać system powoli, wszystko i tak budzi kontrowersje.

Istnieje obawa, że skończy się tak jak przy Nowym Ładzie: wielkim zamieszaniem, wpadkami i cofnięciem zmian. A szkoda, gdyż sama idea KseF wydaje się słuszna.